Rozliczenia z klientami

Autor 
Andrzej Paduch, wykładowca, specjalizuje się w prawie administracyjnym (w tym budowlanym).
04.03.2016Komentarze (0)

„Dżentelmeni nie rozmawiają o pieniądzach”, mawiali nasi ojcowie i dziadkowie. W kontaktach z klientami lepiej jednak być skrupulatnym do bólu. Od tego zależy bowiem renoma naszej firmy.

Jednym z kryteriów oceny każdego fachowca jest bowiem nie tylko jakość świadczonych przez niego usług, ale także to, czy jest w swojej pracy uczciwy. Wielu kontrahentów obawia się, że rachunek za wykonane prace będzie zawyżony albo że początkowe ustalenia co do wynagrodzenia nijak będą się miały do kwoty, którą fachowiec zażąda po wykonaniu swojej pracy.

Istnieje jednak kilka trików, które pozwolą nam już przy pierwszym kontakcie z klientem przekonać go o naszej uczciwości. Dzięki nim unikniemy także wielu kłopotów przy końcowym rozliczeniu.  

Po pierwsze, informujmy o kosztach

Częstym zarzutem pod adresem fachowców jest to, że wynagrodzenie, którego żądają, jest w ocenie klienta zawyżone albo niezgodne z wcześniejszymi ustaleniami. U podstaw takiego stanu rzeczy może leżeć wiele przyczyn, np. zmianie uległ zakres wykonywanych prac, cena zakupionych przez nas materiałów albo – co wcale nie jest rzadkością – klient źle usłyszał, jakiego wynagrodzenia zażądamy za naszą pracę. Taka sytuacja w zasadzie zawsze powoduje, że któraś ze stron będzie ze współpracy niezadowolona: klient – gdy postawimy na swoim i zmusimy go do zapłaty wynagrodzenia w prawidłowej, naszym zdaniem, wysokości; fachowiec – gdy opuści wysokość wynagrodzenia. Jak unikać takich sytuacji?

Przede wszystkim pamiętajmy, aby podejmując się określonych prac określić nasze wynagrodzenie stosownie do rodzaju zadań, które mamy wykonać. W praktyce istnieje kilka metod określania wysokości wynagrodzenia:

  • ustalamy sztywną stawkę wynagrodzenia – podejmując się prac, określamy precyzyjnie stawkę za ich wykonanie;

Przykład:
Henryk Kowalski podjął się prac remontowych łazienki Mariana Nowaka, obejmujących usunięcie tapet i dotychczasowej armatury łazienkowej, położenie kafelek oraz zainstalowanie nowej armatury. Z tytułu całości prac zażądał wynagrodzenia w wysokości łącznie 3.000 zł.

Pamiętajmy, że w przypadku takiego określenia honorarium, fachowiec nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w chwili zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Jedynie w wyjątkowych przypadkach można żądać podwyższenia wynagrodzenia na drodze sądowej.

  • określamy podstawę, w oparciu o którą ustalimy wysokość wynagrodzenia – w tym przypadku wskazujemy sposób, w który ustalimy nasze honorarium.

Przykład I:
Henryk Kowalski, podejmując się opisywanych wcześniej prac, ustalił swoje wynagrodzenie na podstawie stawki godzinowej przyjmując, że za jedną godzinę pracy będzie mu się należeć 11 zł. Ostatecznie wynagrodzenie uzależnione będzie od liczby przepracowanych godzin.

Przykład II:
Stefan Kaczmarek podjął się położenia kafelek w kuchni Barbary Ciżemskiej. Strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości 15 zł za m2 położonych kafelek. Ostatecznie wynagrodzenie uzależnione będzie od wielkości powierzchni, na której położone zostaną kafelki.

  • ustalamy, że wynagrodzenie zostanie obliczone w oparciu o przygotowany kosztorys – w tym przypadku fachowiec przygotowuje zestawienie planowanych prac i przewidywanych kosztów, ustalając wynagrodzenie np. za każde z kilku powierzanych mu zadań.

Przykład:
W zakresie opisywanych wcześniej prac, Henryk Kowalski w kosztorysie dokładnie opisuje, jakie wynagrodzenie zażąda za każdy etap realizacji zamówienia.

W takiej sytuacji, w razie konieczności przeprowadzenia pracy nieprzewidzianej w kosztorysie fachowiec może żądać podwyższenia wynagrodzenia – chyba, że powinien był konieczność wykonania takiej pracy przewidzieć.

Uwaga!
Wynagrodzenia za prace dodatkowe fachowcy mogą żądać jedynie wówczas, gdy na prace te uzyskali zgodę zamawiającego!

Przykład:
Leszek Nowak podjął się prac remontowych polegających na odmalowaniu przedpokoju. Podczas pracy uznał, że odmalowania wymaga również sufit w salonie. Nawet jeżeli sufit ten wymaluje, wynagrodzenie nie będzie mu się należeć – chyba, że ta dodatkowa praca stanowiło przedmiot uzgodnień stron. 

Która z przedstawionych metod określania wynagrodzenia jest najlepsza? To zależy od rodzaju prac, których się podejmujemy. Wydaje się, że przy prostych pracach najlepiej korzystać z pierwszej i drugiej z opisywanych metod. Kosztorys będzie natomiast przydatny w przypadku prac złożonych, wieloetapowych czy wymagających współdziałania kilku fachowców.

Niezależnie od wybranej przez nas metody, pamiętajmy, ażeby jasno i precyzyjnie poinformować klienta o warunkach, na których podejmujemy się współpracy. Klient ma prawo nie rozumieć określeń, którymi posługujemy czy nie rozumieć używanych przez fachowców skrótów myślowych. Warto zatem dokładnie objaśnić zakres prac i związane z tym koszty.  

Przykład:
Marian Kaczmarek podjął się wykonania prac glazurniczych na zlecenie Patryka Patryckiego. Zapytany o wysokość wynagrodzenia, fachowiec stwierdził, że „stawka jest jak u wszystkich, stówa”. Dopiero po zakończeniu prac okazało się, że Marian Kaczmarek przez użyte określenie rozumiał 100 zł za dzień pracy, natomiast Patryk Patrycki – 100 zł za całość prac.

Wyraźnie określmy zatem, czy przyjmowana stawka dotyczy całości prac, poszczególnych jej etapów czy też jest stawką godzinową. Polecam również sporządzanie umów w formie pisemnej. Pozwoli to – zwłaszcza w razie sporu sądowego – na rozwianie wszelkich wątpliwości co do wysokości naszego wynagrodzenia.

Po drugie, rozliczajmy otrzymany materiał

Druga grupa problemów pojawia się w związku z prawidłowym rozliczaniem się z materiałów dostarczonych przez zamawiającego, czyli naszego klienta. Przypomnijmy: zakupując materiał niezbędny do wykonania umówionych prac, zamawiający powinien nam zwrócić jego cenę.

Przykład:
Hydraulik Jan Nowak wymienił jedną z rurek pod zlewem Krystyny Kryspińskiej. Nowa rurka kosztowała 0,99 zł. Koszt rury został uwzględniony przy rozliczeniach z klientką.

Co jednak w przypadku, gdy materiał dostarcza nam zamawiający? Sytuacja jest wówczas nieco inna. Wzajemne prawa i obowiązki reguluje art. 633 kodeksu cywilnego, który stanowi:

Jeżeli materiałów na wykonanie dzieła dostarcza zamawiający, przyjmujący zamówienie powinien ich użyć w sposób odpowiedni oraz złożyć rachunek i zwrócić niezużytą część.

W praktyce oznacza to, że powierzone nam materiały powinny być wykorzystane jedynie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne dla wykonania naszych prac. Pozostałą część należy zwrócić zamawiającemu. Najlepiej przy tym wskazać, jaką część materiału zużyliśmy na wykonanie zlecenia, jaka uległa zniszczeniu albo uszkodzeniu oraz jaką oddajemy. Mając na uwadze kwestie dowodowe, ponownie polecam zastosowanie formy pisemnej – pokwitowania zwrotu materiału. Dzięki temu w razie ewentualnego sporu będziemy mogli w prosty sposób przeciwstawić się ewentualnym zarzutom o kradzież czy zniszczenie materiału.

Kwestia tego, kto dostarcza materiał na wykonanie prac powinna podlegać jasnym ustaleniom stron jeszcze przed przystąpieniem do ich wykonania. W praktyce zdarza się, że fachowiec – po wykonaniu zlecenia – żąda zapłaty za zakupiony materiał, identyczny z tym, który klient zakupił i pozostawił do jego dyspozycji w miejscu wykonania prac. Dobrze jest ująć tę kwestię w pisemnej umowie łączącej strony.

Po trzecie – jak przyjmować zapłatę?

To, że w związku z przyjmowaniem zapłaty mogą pojawić się pojawić się problemy – zarówno po stronie klienta, jak i fachowca – może wydać się zaskakujące. W praktyce jednak wielu fachowców zastanawia się nie tylko nad tym, kiedy może żądać zapłaty za wykonanie powierzonych prac ale także, czy musi otwierać specjalne konta bankowe na poczet ewentualnych wpłat klientów oraz jak rozliczać się z pieniędzy otrzymanych od klienta na poczet np. zakupu materiałów.

Co do pierwszej z kwestii – terminu zapłaty wynagrodzenia – wszystko zależy od naszych ustaleń z kontrahentem. Możemy zatem umówić się, że honorarium za naszą pracę dostaniemy:

  • jeszcze przed wykonaniem prac,
  • w częściach, wraz z odbiorem poszczególnych etapów wykonywanych przez nas prac,
  • w określonym terminie po rozpoczęciu wykonywania prac,
  • w wyraźnie wskazanym dniu.

Wiele oczywiście zależy od okoliczności danej sprawy. Przykładowo, rozliczanie prac etapami będzie niemożliwe w przypadku prostych zleceń, sprowadzających się do wykonania określonej czynności.
Jeżeli jednak nie ustalimy tej kwestii z naszym klientem, zastosowanie znajdzie reguła z art. 642 § 1 kodeksu cywilnego, zgodnie z którą wynagrodzenie będzie nam należne dopiero z chwilą oddania dzieła, a zatem – mówiąc „po ludzku” – z chwilą, w której nasze prace zostaną przyjęte przez zamawiającego.

Przykład:
Z reguły chwilą oddania dzieła będzie podpisanie protokołu odbioru; w praktyce może to przybrać charakter mniej formalny, np. poinformowania zamawiającego o zakończeniu prac.

W takiej sytuacji, po przystąpieniu do wykonania umówionego zamówienia, w zasadzie nie będziemy mogli zażądać zaliczki czy zagrozić zerwaniem umowy w związku z brakiem płatności. Wynagrodzenie należy nam się bowiem wówczas dopiero po zakończeniu prac. Jeżeli zatem chcemy otrzymać nasze honorarium szybciej, pamiętajmy o wyraźnym wpisaniu tej kwestii do naszej umowy.

Co istotne, jako przedsiębiorcy w zasadzie nie mamy obowiązku prowadzenia rachunku bankowego. Oznacza to, że możemy prowadzić nasz biznes, przyjmując od naszych klientów jedynie wpłaty gotówkowe. Pamiętajmy jednak o tym, że rachunek bankowy znacznie ułatwia wykonywanie działalności gospodarczej. Szczególnie przy większych wpłatach wpłaty bezgotówkowe mogą okazać niezwykle przydatne.

W kontekście rozliczeń z klientami ogromnego znaczenia nabiera zwrotu nadwyżki ze środków, które od klienta otrzymaliśmy na poczet np. zakupu materiałów. Oto kilka zasad, których zastosowanie pomoże z pewnością uniknąć nieporozumień przy rozliczeniach:  

1. Negocjując z klientem warunki wykonania powierzanego nam zamówienia ustalajmy odrębnie wysokość naszego wynagrodzenia i kwotę, którą klient powinien nam przekazać w celu zakupu materiałów,
2. W związku z otrzymywanym wynagrodzeniem wystawiajmy paragon lub fakturę, w związku z innymi środkami (zwłaszcza tymi na poczet zakupu materiałów) – pokwitowanie odbioru,
3. Zwracając klientowi niewykorzystaną część środków pamiętajmy, aby:  

  • precyzyjnie wyjaśnić, w jakiej części środków nie wykorzystano i dlaczego,  
  • zażądać od klienta wystawienia pokwitowania odbioru zwracanej przez nas kwoty. W razie odmowy wydania pokwitowania najbezpieczniej jest wstrzymać z wydaniem środków ewentualnie rozważyć złożenie ich do tzw. depozytu sądowego.

Z problemem rozliczeń wiąże się jeszcze jedna istotna kwestia. Zgodnie bowiem z art. 644 kodeksu cywilnego:

Dopóki dzieło nie zostało ukończone, zamawiający może w każdej chwili od umowy odstąpić płacąc umówione wynagrodzenie. Jednakże w wypadku takim zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła.

Co oznacza wskazany przepis? Przede wszystkim to, że nasz klient może zrezygnować z naszych usług i odstąpić od umowy tak długo, jak długo nie ukończyliśmy naszych prac. Odstąpienie od umowy w takiej sytuacji nie zwalnia go jednak z obowiązku zapłaty na naszą rzecz wynagrodzenia. W takiej sytuacji może jednak pomniejszyć nasze honorarium w stosunku do niewykonanej części prac.

Uczciwość, życzliwość i ograniczone zaufanie

Przedstawione powyżej zasady mają oczywiście znaczenie pomocnicze przy wykonywanych przez fachowców zleceniach. Nawet najbardziej rozbudowana pisemna dokumentacja każdej pracy nie zastąpi bowiem obustronnej życzliwości i uczciwości. W kontaktach służbowych warto jednakże mieć zasadę ograniczonego zaufania i korzystać z przedstawionych powyżej reguł.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r, poz. 121 z późniejszymi zmianami)

Załączniki 
ZałącznikWielkość
Rozliczenia z klientami WZÓR 018.57 KB
Rozliczenia z klientami WZÓR18.07 KB
Kategoria 

Nasi partnerzy