Rozliczenia z klientami

Autor 
Andrzej Paduch, adwokat, specjalizuje się w prawie administracyjnym (w tym budowlanym)
29.06.2016Komentarze (1)

„Dżentelmeni nie rozmawiają o pieniądzach”, mawiali nasi ojcowie i dziadkowie. W kontaktach z klientami lepiej jednak być skrupulatnym do bólu. Od tego zależy bowiem renoma naszej firmy.

Jednym z kryteriów oceny każdego fachowca jest nie tylko jakość świadczonych przez niego usług, ale także to, czy jest w swojej pracy uczciwy. Wielu kontrahentów obawia się, że rachunek za wykonane prace będzie zawyżony albo że początkowe ustalenia co do wynagrodzenia nijak będą się miały do kwoty, której fachowiec zażąda po wykonaniu swojej pracy. Oto kilka wskazówek, jak przekonać klienta o naszej uczciwości i uniknąć kłopotów przy końcowym rozliczeniu.

Informacja o kosztach

Częstym zarzutem pod adresem fachowców jest to, że wynagrodzenie, którego żądają, jest w ocenie klienta zawyżone albo niezgodne z wcześniejszymi ustaleniami. Jak unikać takich sytuacji? Przede wszystkim pamiętajmy, aby podejmując się określonych prac, określić nasze wynagrodzenie stosownie do rodzaju zadań, które mamy wykonać. Jest kilka sposobów na ustalenie wynagrodzenia:

  • ustalamy sztywną stawkę (ryczałt) – podejmując się prac, określamy precyzyjnie stawkę za ich wykonanie; Pamiętajmy, że w przypadku takiego określenia honorarium fachowiec nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w chwili zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Jedynie w wyjątkowych przypadkach można żądać podwyższenia wynagrodzenia na drodze sądowej.

Przykład 1:

Henryk Kowalski podjął się prac remontowych łazienki Mariana Nowaka, obejmujących usunięcie tapet i dotychczasowej armatury łazienkowej, położenie kafelków oraz zainstalowanie nowej armatury. Z tytułu całości prac zażądał wynagrodzenia w wysokości 3000 zł.

  • określamy podstawę wynagrodzenia ,w oparciu o którą ustalimy jego wysokość – w tym przypadku wskazujemy sposób, w który ustalimy nasze honorarium, np. stawka za godzinę pracy.

Przykład 2:

Henryk Kowalski, podejmując się opisywanych wcześniej prac, ustalił swoje wynagrodzenie na podstawie stawki godzinowej przyjmując, że za jedną godzinę pracy będzie mu się należeć 11 zł. Ostatecznie wynagrodzenie uzależnione będzie od liczby przepracowanych godzin.

Przykład 3:

Stefan Kaczmarek podjął się położenia kafelków w kuchni Barbary Ciżemskiej. Strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości 15 zł za m2 położonych kafelków. Ostatecznie wynagrodzenie uzależnione będzie od wielkości powierzchni, na której położone zostaną kafelki.

  • ustalamy, że wynagrodzenie zostanie obliczone w oparciu o przygotowany kosztorys – w tym przypadku fachowiec przygotowuje zestawienie planowanych prac i przewidywanych kosztów, ustalając wynagrodzenie np. za każde z kilku powierzanych mu zadań.

Przykład 4

W zakresie opisywanych prac Henryk Kowalski w kosztorysie dokładnie opisuje, jakiego wynagrodzenia zażąda za każdy etap realizacji zamówienia.

W takiej sytuacji w razie konieczności przeprowadzenia pracy  nieprzewidzianej w kosztorysie fachowiec może żądać podwyższenia wynagrodzenia – chyba że wykonanie takiej pracy powinien przewidzieć.

Uwaga!

Wynagrodzenia za prace dodatkowe fachowcy mogą żądać jedynie wówczas, jeśli na prace te uzyskali zgodę zamawiającego

 

Przykład 5

Leszek Nowak podjął się prac remontowych polegających na odmalowaniu przedpokoju. Podczas pracy uznał, że odmalowania wymaga również sufit w salonie. Nawet jeżeli sufit ten wymaluje, wynagrodzenie nie będzie mu się należeć – chyba że ta dodatkowa praca stanowiła przedmiot uzgodnień stron.

Rozliczenie materiałów

Druga grupa problemów pojawia się w związku z prawidłowym rozliczaniem się z materiałów dostarczonych przez zamawiającego, czyli naszego klienta. Przypomnijmy: zakupując materiał niezbędny do wykonania umówionych prac, zamawiający powinien nam zwrócić jego koszt.

Przykład 6

Hydraulik Jan Nowak wymienił jedną z rurek pod zlewem Krystyny Kryspińskiej. Nowa rurka kosztowała 0,99 zł. Koszt rury został uwzględniony przy rozliczeniach z klientką.

Co jednak w przypadku, gdy materiał dostarcza nam zamawiający? Sytuacja jest wówczas nieco inna. Wzajemne prawa i obowiązki reguluje art. 633 Kodeksu cywilnego (przepis: Jeżeli materiały do   realizacji dzieła dostarcza zamawiający,  przyjmujący zamówienie powinien ich użyć w sposób odpowiedni oraz złożyć rachunek i zwrócić niezużytą część). W praktyce oznacza to, że powierzone nam materiały powinny być wykorzystane jedynie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania naszych prac. Pozostałą część należy zwrócić zamawiającemu. Najlepiej przy tym wskazać, jaką część materiału zużyliśmy na wykonanie zlecenia, jaka uległa zniszczeniu albo uszkodzeniu oraz jaką oddajemy. Mając na uwadze kwestie dowodowe, ponownie polecam zastosowanie formy pisemnej – pokwitowania zwrotu materiału. Dzięki temu w razie sporu będziemy mogli w prosty sposób przeciwstawić się ewentualnym zarzutom o kradzież czy zniszczenie materiału.

Kwestia tego, kto dostarcza materiał na wykonanie prac, powinna podlegać jasnym ustaleniom stron jeszcze przed przystąpieniem do ich wykonania. W praktyce zdarza się, że fachowiec – po wykonaniu zlecenia – żąda zapłaty za materiał, z którym przyszedł na miejsce inwestycji, mimo że klient już go uprzednio sam zakupił i pozostawił do dyspozycji. Dobrze jest ująć tę kwestię w pisemnej umowie łączącej strony.

Sposób zapłaty

Kluczową kwestią jest ustalenie terminu zapłaty wynagrodzenia – wszystko zależy od naszych ustaleń z kontrahentem. Możemy zatem umówić się, że honorarium za naszą pracę dostaniemy:

  • jeszcze przed wykonaniem prac,
  • w częściach, wraz z odbiorem poszczególnych etapów wykonywanych przez nas prac,
  • w określonym terminie po rozpoczęciu wykonywania prac,
  • w wyraźnie wskazanym dniu.

Jeżeli jednak nie ustalimy tej kwestii z naszym klientem, zastosowanie znajdzie reguła z art. 642 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którą wynagrodzenie będzie nam należne dopiero z chwilą oddania dzieła, a zatem – mówiąc „po ludzku” – z chwilą, w której nasze prace zostaną przyjęte przez zamawiającego. W takiej sytuacji, po przystąpieniu do wykonania umówionego zamówienia, w zasadzie nie będziemy mogli zażądać zaliczki czy zagrozić zerwaniem umowy w związku z brakiem płatności. Wynagrodzenie należy nam się bowiem wówczas dopiero po zakończeniu prac . Jeżeli zatem chcemy otrzymać nasze honorarium szybciej, pamiętajmy o wyraźnym wpisaniu tej kwestii do naszej umowy.

Przykład 7

Z reguły chwilą oddania dzieła będzie podpisanie protokołu odbioru; w praktyce może to przybrać charakter mniej formalny, np. poinformowanie zamawiającego o zakończeniu prac.

Co istotne, jako przedsiębiorcy w zasadzie nie mamy obowiązku prowadzenia rachunku bankowego. Oznacza to, że możemy prowadzić nasz biznes, przyjmując od naszych klientów jedynie wpłaty gotówkowe. Pamiętajmy jednak o tym, że rachunek bankowy znacznie ułatwia wykonywanie działalności gospodarczej. Szczególnie przy większych wpłatach system bezgotówkowy może okazać się niezwykle przydatny.

Z problemem rozliczeń wiąże się jeszcze jedna istotna kwestia. Wiąże się ona z art. 644 Kodeksu cywilnego (przepis: Dopóki dzieło nie zostało ukończone, zamawiający może w każdej chwili od umowy odstąpić, płacąc umówione wynagrodzenie. Jednak w takim wypadku zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła). Co oznacza wskazany przepis? Przede wszystkim to, że nasz klient może zrezygnować z naszych usług i odstąpić od umowy, dopóki nie ukończyliśmy naszych prac. Odstąpienie od umowy w takiej sytuacji nie zwalnia go jednak z obowiązku zapłaty na naszą rzecz wynagrodzenia. Może jednak pomniejszyć nasze honorarium w stosunku do niewykonanej części prac.

Wynagrodzenie a środki na zakup materiałów

1. Negocjując z klientem warunki wykonania powierzanego nam zamówienia, ustalajmy odrębnie wysokość naszego wynagrodzenia i kwotę, którą klient powinien nam przekazać w celu zakupu materiałów.

2. W związku z otrzymywanym wynagrodzeniem wystawiajmy paragon lub fakturę, w związku z innymi środkami (zwłaszcza tymi na poczet zakupu materiałów) – pokwitowanie odbioru.

3. Zwracając klientowi niewykorzystaną część środków, pamiętajmy, aby:

  • precyzyjnie wyjaśnić, jakiej części środków nie wykorzystano i dlaczego,
  • zażądać od klienta wystawienia pokwitowania odbioru zwracanej przez nas kwoty. W razie odmowy wydania pokwitowania najbezpieczniej jest wstrzymać się z wydaniem środków ewentualnie rozważyć złożenie ich do tzw. depozytu sądowego.

 

 

 

Artykuł ukazał się w magazynie ATLAS fachowca, numer  czerwiec 2016 (24)

 

 

 

Kategoria 
Tagi 
finanse
jak rozliczyć się z klientem
koszt materiałówbudowlanych

Nasi partnerzy